КОМУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИЕТО

Комуникациите представляват обмен на факти, идеи, възгледи, емоции между хората. Тя е начин за връзка чрез предаване на мисли, ценности, факти. По-конкретно– тя представлява обмен на информация между две и повече лица в дадена организация\група, в резултат на което се променя поведението на получателя на информация.

Комуникацията е процес на общуване с помощта на думи, символи, жестове, чрез която знанията и уменията на хората се споделят с др. Членове на организацията. Основната цел е получателят на информацията да разбере смисъла на това, което се иска да му бъде съобщено. В основата на комуникацията стои информацията.

1. Характерни черти на комуникация

1. Съществува отношение между предавателя и получателя на информацията, налице е активен обмен на информация

2. Променя се поведението на хората, участващи в този процес.

3. Ефективността на комуникацията зависи от това дали участниците в информационния процес използват еднаква система на кодиране и декодиране

4. При осъществяване на комуникациите могат да възникнат различни бариери, които да попречат на нейната ефективност.

2. Принципи при реализиране на комуникацията

А. Целенасоченост – осъществява се чрез ефективни промени в структурната единица чрез: влияние върху поведението посредством направляване, инструктиране, мотивиране, контролиране; осигуряване на управленския процес с необходимата информация; контрол на изпълнителите на управленския процес.

Б. Ефективност – осигуряване на информация на сътрудниците по въпросите, които ги засягат – за промените в работата, условията, факторите, които влияят върху тяхната сигурност.

В. Отговорност – всеки сътрудник в организацията се превръща както в източник на информация, така и в нейн получател.

Г. Контролиране и оценяване – дава се възможност на мениджърите да контролират и оценяват комуникационните процеси.

Д. Издигане имиджа на организацията – организацията непрекъснато трябва да показва пред „широката публика” какво прави, защо го прави и как го прави. Това се прави с цел привличане на потребители, съдружници, доставчици и др.

3. Видове комуникация

1. В зависимост от използваните средства за комуникиране, бива: словесна\невербална\ и вербална
2. Според съществуването на обратна връзка  в процеса на комуникиране, бива: еднопосочна и двупосочна.
3. В зависимост от характера на предаваната инф-я, бива формална и неформална.
4. Според посоката на движение на информацията – две посоки:

-          по място– външни и вътрешни комуникации

-          по отношение на групиране то– вертикални, хоризонтални и диагонални.

5. В зависимост от адресата, към който са насочени комуникациите: персонални и неперсонални.

4. Елементи на комуникацията

1. Комуникатор – могат да бъдат управляващите, управляваните, отделни структурни звена. Изключително важно за организацията има координирането, направляването на комуник. Процес.
2. Възприемане и интерпретация – личните възгледи и начинът, по който се възприема заобикалящата среда имат решаващо значение за комуникацията.
3. Кодиране – превръщане на идеите в система от символи. Основна задача на кодирането е да се осигури формата, чрез която идеите да бъдат изразени като послания.
4. Послание – резултат от процеса на кодиране; това, което индивида иска да предаде.
5. Канал – носител на посланието-отчети, тел. Разговори, графици и др.
6. декодиране – интерпретиране. Получателите интерпретират посланието на базата на натрупания от тях опит и възможности да ползват знания, натрупани в миналото.
7. Получател – лицето, което получава съответната инф-я.
8. Обратна връзка\нее е задължителна\ - при двупосочния комуник. Процес. Тя намалява потенциалните възможности за изкривяване на полученото спрямо желаното послание. Предоставя възможност за отговор от страна на получателя.
9. Шум – всеки намесващ се фактор, при наличието на който посланието може да бъде изкривено. Може да присъства във всеки един от посочените елементи.

5. Стил на комуникация 

съществува връзка между централизма, децентрализма в управлението, стила на комуникация и стила на ръководство.

А.  Директивен стил – характеризира се със строг контрол върху комуникацията. Мениджърите тук предполагат, че персонала не е достатъчно отговорен и затова се нуждае от точни заповеди. Провеждат се много заседания, липсва обратна връзка, комуникацията е вертикална отгоре надолу. Връзката тук е центр. упр-е – директивен стил на комуник. – автритарен стил на ръководство.

Б. Напътстващ стил – характеризира се със заповеди, разпореждания, указания. Мениджърите осъзнават че хората се индивиди и поради това са склонни да изслушват идеи, предложения.

В. Поддържащ стил – мениджърите предполагат, че персонала е компетентен, поставят цели и планират, но делегират въпроси за решаване от персонала.

Г.  Делегиращ стил – възлага се изцяло изпълнението на задачите с отговорността за крайния резултат на персонала. връзката тук е децентрализирано управление – делегиращ стил – демократичен стил на ръководство.

6. Умение за комуникация

А.    Говорене -  най-важно е излагане на идеята и поддържане на разговора чрез въпроси и отговори. Важно място има формата и средата, в която ще се говори.

Основни етапи при произнасяне на мениджърска реч: 
a) Подготовка на речта (определяне на целите, анализ и оценка на аудиторията, планиране на речта); 
b) Съставяне на речта\въведение, основна част, заключение, избор и подготовка на визуални средства\;
c) Произнасяне на речта\избор на средство, подготовка за ефективно говорен, самото произнасяне на речта\.

Б.     Писане – умението да се пише означава писане в ефективен стил. А ефективен стил е този, който е съобразен  с индивидуалността на този, който ще го чете, изпълнен е с подходящ тон, ясен е, текста е граматически правилен, интересен е. Основни етапи при писане на мениджърски доклад:  планиране и подготовка на доклада; събиране на факти; групиране на фактите; интерпретация; оформяне на текста.

В.    Слушане -  чрез него се показва отношение, желание да се впише в същността на нещата. Основни етапи: чуване на съобщението; интерпретация; оценяване; запомняне на съобщението; отговор на съобщението. Следователно умението слушане се изразява в умение да се чуват и възприемат повече неща от устното съобщение, умение да се интерпретират точно и бързо, да се оценят прецизно и да се реагира на устното съобщение. Това комуникационно умение е изградено на три основи: одобрение на събеседника, самоодобрение, емпатия.

Г.    Четене – бива наум и на глас. Това умение означава умение на дадено лице да се съсредоточи върху даден текст, да разбира не само факти, но и чувства, идеи, да си състави мнение за информацията и нейният автор. Основни етапи на този процес: регистрация на иноформацията, интерпретация на информацията, оценка на прочетеното, реакция по повод на прочетеното.

7. Комуникационни проблеми

1. Различия в компетентността – различните индивиди интерпретират едно и също съобщение по различни начини, като резултатът е различие между процесите на кодиране и декодиране. Колкото по-големи са различията в компетентността на отделните индивиди, то толкова по-трудно може да се постигне ефективна комуникация между тях.

2. Избирателно възприемане – възниква когато новата информация бъде блокирана и особено ако тя влиза в противоречие с формираните вече възгледи. Когато хората получават нова информация са склонни да възприемат само тази част от нея, която съответства на техните разбирания. Индивидът прилага избирателно възприемане, ако има предварителна нагласа спрямо останалите и отказва да разграничава индивиддуалното поведение.

3. Неумението да се слуша - основини причини: не са в състояние да проследят тезата на говорещия, не се интересуват от проблема, заети са само със себе си. Порази тези причини се достига до невъзможност за постигане на целите и за осъществяване на обратна връзка.

4. Преценка на ценностите – получателят на информацията прави преценка за ценностите като придава на посланието цялостно значение още преди да е протекла цялата комуникация.

5. Достовеност на източниците – до колко получателят има доверие на комуникатора, до колко той смята че думите и действията му са сигурни и искрени.

6. Сематични проблеми – комуник. Е предаване на инф-я, на разбиране чрез използване на съответни символи. Разбирането не се предава, предава се само информацията във формата на думи. Разбирането се извършва от получателя на информацията.  В структурните единици често се съзвадат понятия, които имат значение само за техните членове.това може да доведе до сематични проблеми.

7. Филтриране – свързано е с именение на информацията така че тя да бъде възприета от получателя като позитивна.

8. Недостиг на време – с израстване в йерархията се увеличават ангажиментите, от там намялава времето за комуникация с подчинените. Това води както до нарушаване на комун. Процес, така и на целия управленски процес.

9. Информационно пресищане – управляващите са претрупани с информация, в резултат на което не могат да приемат и отговорят на всички съобщения.

8. Усъвършенстване на комуникацията 

1.    Следене – за да не се допусне една информация да бъде разбрана неправилно трябва да се следи дали последствията се интерпретират правилно.

2.    Регулиране на информ. поток – до висшето равнище да достига малко по обем, но с богато съдържание инф-я

3.    Използване на обратна връзка – позволява на комуникатора да прецени дали посланиетое получено и дали е предизвикало желания резултат

4.  Емпатия – тя изисква от комуникатора да се постави на мястото на получателя за да прецени как би било декодирано изпратеното послание

5.    Опростяване на езика – сложният език е пречка пред ефективната комуникация, която включва разбиране.

6.    Ефективно изслушване – чрез него се събира повече информация и се осъществява по-добра комуникация.

7.    Използване на неформални комуникац. системи