ЕФЕКТИВНОСТ НА РАБОТАТА И УДОВЛЕТВОРЕНОСТ НА ПЕРСОНАЛА

Как да намерите оптималното съотношение между ефективност на работата и удовлетвореност на персонала? Ето няколко практични съвета.

1. Подборът: Изберете кандидата, който няма лесно и бързо да се откаже

Всъщност, за да намалите предварително риска от напускане, трябва да направите първата стъпка "на входа", а не "на изхода" на организацията. Изглежда съвсем естествено за всяка свободна позиция да се търси идеалният кандидат с най-блестящото резюме, най-високият резултат на предварителния тест и най-доброто представяне на интервютата. Специалистите обаче са наясно, че този подход невинаги е правилен. Хората с подобен профил често се стремят към бързо развитие на всяка цена и нивото на лоялността им може да се окаже по-ниско от обещаното - конкуренцията лесно ги забелязва и се опитва да ги открадне с по-добро предложение.

Затова и необходимостта от задържане на персонала трябва да се вземе под внимание още от началния етап на наемане. Понякога е по-добре да се ангажира служител, който ще се справя задоволително с работата за по-дълго време, отколкото такъв, който ще надминава очакванията, но твърде кратко ще присъства в компанията. От тази гледна точка много работодатели предпочитат да наемат кадри, които тепърва да обучат чрез добре структурирани програми, съчетаващи нужната теория и практика за съответната длъжност. 

Изпробвана стратегия: големите аутсорсинг компании, базирани в София, традиционно прилагат именно стратегията за наемане на по-млади и неопитни кадри - често пъти давайки предимство на студенти, които съчетават следването с работата. По този начин те си подсигуряват стабилна база от служители с ентусиазъм да научат нови неща, които не се тревожат, че ще загубят време, оставайки на по-ниска позиция за минимален период от 2 до 3 години. Нашите наблюдения показват, че доказано загубите намаляват с до 30%, когато се залага на "необработени таланти".

 

Поощряването на усилията на служителите с допълнителни свободни дни в месеца се оценява високо.

2. Атмосферата: Ангажирайте служителите, насърчавайте споделянето и социализацията

Възможността за социализиране на работното място е изключително важна за справянето със стреса и натоварването от ежедневните задачи. Хората лесно напускат организация, чиито ценности не познават или не споделят или такава, в която нямат приятели. Ако обаче са убедени в смисъла на своята работа, виждат ясно приноса си за постигане на мисията на компанията и особено ако държат на колегите си, защото споделят общи интереси извън офиса, тогава става много по-трудно да се откажат от фирмата. Неформалните събития, регулярните инициативи за тийм билдинг и програмите за корпоративна и социална отговорност, имат голямо значение за изграждане на ангажираност, за подхранване на лоялността и задържане на персонала. 

Изпробвана стратегия: средно голяма компания за финансови услуги от столицата не успяваше да задържи служителите си – въпреки престижната репутация, доброто заплащане и възможността за кариерно развитие. След няколко консултации с напускащи специалисти при т.нар. изходни интервюта мениджърите в човешки ресурси забелязаха повтарящи се коментари – хората не бяха доволни от общуването в офиса – за 18 месеца новодошлите кадри не бяха успели да се запознаят с всички колеги от етажа, не се чувстваха приети, не желаеха да потърсят помощ за решаване на по-сложни казуси от по-опитни съседи по бюро, бягаха от стреса и липсата на подкрепа. HR отделът реши да отдели ресурс за няколко тийм билдинг събития с елемент на бизнес симулации, за да провокира по-добър обмен на информация и интеракция. Обратната връзка след четири игри беше възторжена - така за последните два месеца фирмата успя да съхрани позитивната нагласа на участниците. 

3. Заплащането: Балансирайте финансовото поощрение 

Една от най-честите причини за напускане на работното място е неудовлетвореността от заплащането. Масовото увеличение на всички заплати обаче не е нито реалистично, нито дългосрочно решение на проблема. Някои работодатели дават на служителите си бонуси за прослужено време, които изплащат по разсрочена схема и така гарантират още по-дълъг престой в компанията. Разбира се, ако се появи много по-добра оферта, бонусът трудно би задържал недоволния служител. Други предлагат редовни възможности за преразглеждане на възнагражденията според обратната връзка от мениджъра и колегите, представянето и постигнатите резултати. С подобен подход също трябва да се внимава - той може както да мотивира оставане в компанията, така и да стане причина за напускането при създаването на усещане за несправедливо оценяване.

Отлична идея е разширяването на бонусната схема отвъд финансовите измерения. Поощряването на усилията с допълнителни свободни дни в месеца се оценява високо, тъй като дава възможност за посвещаване на повече време на семейството и приятелите. Предлагането на програма за личностно самоусъвършенстване има още по-силен ефект – тя изгражда отлична репутация за компанията като инвеститор в човешкия капитал и иновациите и така подхранва усещането на служителите, че са избрали правилния работодател. 

Изпробвана стратегия: местни представителства на глобални корпорации пренасят утвърдения си опит от Западна Европа и САЩ, като предлагат добре структурирани програми за изграждане на познания и умения в управлението, одита и счетоводството, подплатени със спонсориране на професионална сертификация и бонуси за прослужено време. Те са много по-предпочитани от служителите спрямо български фирми с конкурентно заплащане именно поради възможността за развитие, която предоставят.

 

Липсата на редовна двупосочна комуникация с мениджърския екип довежда до разминаване в очакванията и представите за задачите.

4. Задачите: Помислете как да адаптирате длъжността към служителя

Поставянето на различен тип хора в стандартизираните рамки на длъжностна характеристика и идентични договорни отношения може да е изпълнение на изискванията от административно-правна гледна точка или дори да изглежда по-справедливо в глобален мащаб, но съвременният мениджърски подход изисква да се обърне специално внимание на качествата и способностите на служителя, да се обмислят по-креативни варианти за индивидуалното му развитие в компанията. 

Изпробвана стратегия: Сравнителен анализ на стратегиите на няколко сходни по структура компании от сферата на финансовите услуги в България показва, че предоставянето на повече свобода на хората да управляват графика си, да разпределят помежду си задачите като екип и да концентрират усилията си в процесите, в които виждат по-добра реализация и по-ясен смисъл за себе си, дават отлични резултати. Ако приложите такъв подход, ще се изненадате не само от склонността на служителите да останат за по-дълго, но и от подобрената им ефективност на работното място. 

5. Развитие и израстване: Осигурете програма за обучения и насърчавайте менторството

Инвестирането в обучения за персонала осигурява не само по-добро разбиране на работния процес, но предполага и по-качествено свършена работа. Включването в специализирани трейнинг програми също е израз на грижата на работодателя, ясен ангажимент към израстването на служителя както в йерархията на компанията, така и в личностен план. Ако получат подкрепа за развитието си, степента на лоялност при служителите нараства. Допълнителен положителен ефект има осигуряването на възможност за избор на наставник или влизането в тази роля.

От една страна, така се заздравяват социалните връзки в компанията, а от друга, се дава шанс за изява на хора с различен опит. Удовлетвореността се повишава както при тези, които получават внимание, практически съвети и напътствия, така и сред менторите, които се чувстват по-значими и успешни, защото се признават способностите им и имат шанс да споделят знанията си. За да бъде ефективно приложен, подобен подход предполага отлично вътрешно планиране. В зависимост от броя служители това може да наложи създаването на специално звено за адекватно отчитане и администриране на прогреса на участниците или дори ангажирането на професионална компания за трейнинг. 

Изпробвана стратегия: голяма местна компания от производствения сектор въведе трейнинг програма в своите звена за мениджмънт, администрация и финанси. Целта беше да се затвори пропастта между кадрите, които имат много опит и познават бизнеса, и тези, които тепърва трупат знания и умения. Програмата включваше две нива – на първото се провеждаха менторски срещи в работно време, които след това се отчитаха в отдел "Човешки ресурси", поставяха се задачи и се следеше напредъкът както на ментора, така и на обучавания. Допълнително беше предоставена възможност на всички нива от йерархията да получат подкрепа в своето професионално развитие и да изберат в какъв тип курсове да се включат. По-младши и по-старши специалисти заедно започнаха да се обучават и споделянето на информация и ноу-хау доведе до значително подобрение в работните процеси, а нивото на ангажираност, което служителите демонстрираха, нарасна.

6. Баланс с личния живот: Ограничете стреса и претоварването

Свикнали сме да приемаме стреса и претоварването като неизбежни характеристики на почти всяка съвременна позиция. Все пак много важно е компанията да предлага инструменти за тяхното ограничаване. Защото колкото и перспективна да е длъжността, колкото и добро да е заплащането или приятен екипът, ако няма баланс между работата и свободното време, а задълженията изискват от служителя постоянно да е на разположение, не може да се разчита на дългосрочен ангажимент и текучеството на кадри е неизбежно. За да се намали ефектът от "прегарянето" на персонала може да се помисли за предлагане на по-раздвижен график или предоставяне на избор за работа от вкъщи.

Изключително ефективни са трейнинги за справяне със стреса на работното място. Те действат разтоварващо и помагат на всеки да открие своята лична тактика за преодоляване на напрежението. Полезни са и стаите за почивка в офиса, детските кътове за игра и възможността децата да придружат родителите си на работното място. Допълнителните отпуски и социалните придобивки (например безплатни специализирани лекарски прегледи, корпоративни отстъпки за пазаруване и спорт, wellness програми) също допринасят за решението на служителите да останат в компанията. 

Изпробвана стратегия: според индустрията се различават и профилите на служителите, съответно и подходите за намаляване на стреса са достатъчно разнообразни, за да се избере най-подходящия формат или комбинация от дейности. В две местни компании от IT сектора, където специалистите са главно по-млади хора с активен интерес към спорта и туризма, се организират планински походи, създадени са вътрешни клубове и редовно се провеждат състезания, инвестира се в изграждане на спортни съоръжения във и около офиса, които могат да се използват дори и в обедната почивка.

Няколко местни фирми за финансови услуги и една от по-големите производствени компании за бързооборотни стоки залагат по-скоро на коучинг за разтоварване от стреса и по-добро планиране на времето. Повечето техни служители предпочитат да не са ангажирани с корпоративни събития извън офиса, защото държат да бъдат със семействата си. Те оценяват високо и възможността да заведат децата си в организираната лятна занималня в компанията. 

7. Доверието: Уверете се, че няма комуникационна пропаст 

Корпоративната култура, насърчаваща непринудена комуникация на всички нива в организацията, искреност в отношенията, взаимно уважение и работа в екип, е изключително важен фактор за задържане на персонала. Когато служителите са убедени, че мнението им се зачита и няма изкуствени бариери пред общуването, те се чувстват по-комфортно и споделят, ако нещо ги притеснява. Дори да възникнат проблеми, те трябва да бъдат обсъдени, за да се намери решение, без да се стига до напускане. Липсата на редовна двупосочна комуникация с мениджърския екип довежда до разминаване в очакванията и представите за задачите, качеството на работа се влошава, появява се напрежение, което може да ескалира и до съмнения в компетентността.

Добър подход за предотвратяване на подобни проблеми е усъвършенстването на лидерските умения на ръководните кадри, както и на комуникационните умения на персонала чрез фокусирани обучения за развитие на меките, социални умения. Тийм билдинг форматите също помагат за разтоварване на негативната енергия в неформална обстановка и изграждане на доверие. Така че осигуряването на максимален брой средства и механизми за пълноценно общуване вътре в компанията е предпоставка за запазване на служителите. 

Изпробвана стратегия: в компания, занимаваща се с бързооборотни стоки, която консултирахме, установихме, че има нужда от изглаждане на отношенията между служителите. Заложихме на персонален подход за усъвършенстване на лидерските умения и начина на общуване на водещите специалисти, които не бяха успели да открият общ език, за да работят заедно, а това създаваше напрежение. 

8. Работното място: Замислете се върху локацията и подобрете условията на труд

Разположението на офиса може да се окаже ключово за желанието на служителите да запазят за по-дълго време работата си или да я напуснат преждевременно. Компаниите, които успяват да предложат удобни и приятни работни места, със сигурност разчитат на по-положителна нагласа от страна на служителите си. От значение е например времето, което хората отделят за пътуване всеки ден, за да стигнат от дома си до офиса и обратно. Отдалечеността на локацията от централната част на града, от транспортни възли, от търговски центрове, от места за хранене в почивките и от възможности за забавление след края на работния ден също се отчита. Допълнително влияние върху склонността за напускане оказват интериорът и удобствата в офисните сгради, чистотата на помещенията и ергономичността на мебелите.

Тези фактори влияят на подсъзнателно ниво и определят комфорта, предразполагащ към нормална ефективност по време на работния ден. Ако такъв липсва, това неминуемо се отразява на процеса на работа. В случай че това е валидно и за вашата компания, помислете какво бихте могли да направите за служителите си. Осигуряването на транспорт до работното място, включително и с фирмени велосипеди, е удачен вариант. А дали да не направите безплатни някои дребни удоволствия в офиса – например чай, кафе, плодове? Или просто да подобрите работната среда с приятна стая за отдих и по-удобни мебели. 

Изпробвана стратегия: забелязва се тенденция за изместване на администрацията дори и на производствени компании в по-централните градски части или в офиси около и във бизнес парковете, които макар че често са обособени в покрайнините на града, предлагат доста удобства и отлична инфраструктура. През последните 6 месеца редица столични счетоводни къщи инвестираха в наемането на по-добри офиси, тъй като не само служителите им напускат, за да отидат при конкуренти с по-добри работни площи при сходни други условия, а и клиентите предпочитат да провеждат срещите си в по-комфортна среда.

Все пак трябва да се има предвид, че различни методи могат да имат различна ефективност и да повлияят по различен начин върху всеки отделен служител. Подходът може да е специфичен и в зависимост от икономическия сектор с оглед на дейността, която извършват служителите, и предпочитанията им. А и стига да е добре управлявано и предвидимо, текучеството на кадри може дори може да е здравословно за обновяване на потенциала и поддържане на конкурентоспособността на организацията.