УПРАВЛЕНИЕ НА ГРУПИТЕ

1. Групите и тяхната значимост 

Групата е  съвкупност от  две или повече лица, които взаимодействат помежду  си по такъв начин, че всяко от тях оказва определено влияние върху останалите и едновременно се намира под влияние на  други лица.

Тя се образува за постигането на общи цели чрез обединяване на потенциалните  възможности на  хората в  съвместната трудова дейност. Следователно групата може да се разглежда като сбор хора, които споделят определени норми и които се стремят да задоволят своите потребности чрез постигането на груповата цел или груповите цели.

Изследването на групите е от съществено значение за мениджмънта поради следните причини:

А) Формирането на групите във всяка организация е неизбежно. Независимо от това, дали са създадени чрез организационно-управленската структура, или са  възникнали, за да задоволяват определени социални или психологически потребности на определени хора, мениджърът трябва  да знае и изследва състоянието на всяка група.

Б) Групите са не само ключов елемент в оганизационно-управленската структура на организацията и в социалната структура на обществото, но и важен източник за осъзнаване на организационните и обществените  норми и ценности от страна на индивидите.

В) Чрез участието си в различни групи на организацията и извън  нея хората задоволяват почти всички свои потребности– от безопастност, сигурност, приятелство, статус и др.

Г) Поведението и работата на  групите представлява основен механизъм за постигане на целите на организацията- Ефективността (неефективността) на огранизацията като цяло.  

2. Видове групи

Съществува многообразие на групите в организациите.

I. В зависимост от  своето предназначение:

А) Първични групи – сравнително малобройни. Техните членове общуват пряко. В рамките на една организация може да се говори за два вида първични групи– формални и неформални. Формалните са Структурните подразделения, Целевите групи, Комитети(съвети)

Б) Вторични групи – това са по-големи общности, принадлежността към които предполага някакви общи цели. Вторичната група може да  бъде организацията като цяло, дадена професионална  групировка, политическа партия или движение.

Членовете на такава друпа е възможно да не конатактуват пряко, дори да не се познават, но в същото време да са обвързани с общи норми на поведение и ценности.

II. Според начина на тяхното формиране:

А) Формални групи – групи, които се създават по волята на мениджърския екип. Формалното ръководство създава групите по своя воля, когато осъществява разделение на труда по хоризонтала(структурни подразделение) и по вертикала(по нива на управление). Формалното управление на груповата дейност обикновено цели насочване на членовете към изпълнение на конкретни задачи и контрол върху това.

В една организация могат да  съществуват три основни типа формални групи:

• Групи на ръководителите – състои се от даден ръководител и неговите подчинени, които от своя страна също са ръководители.
• Работни (целеви) групи – състои се от лица, които работят над едно и също задание. Разполагат със самостоятелност в планирането и осъществяването на своята дейност. Има временен характер и функционира, докато целта бъде реализирана.
• Комисии (съвети, екипи) – характеризира се със вземане на решения и осъществяване на действия, което отличава комисията от другите организационни структури.

Организацията като цяло може ефективно да достигне своите глобални задачи само при условие, че задачите на всяко структурно подразделение осигуряват изпълнението на друго или останалите структурни подразделения. Освен това групата оказва влияние върху поведението на отделната личност.

Б) Неформални групи – спонтанно образувани групи от хора, които встъпват в постоянно взаимодействие за достигане на определена цел. Както и при  формалните групи, така и тук целта се явява причина за съшествуването на неформална група. Причините за встъпване във неформална група са чувство за принадлежност, помощ, зашита, общуване.

Неформалните групи съществуват и в най- добрите организации. Това е така, защото никоя формална група не може да удовлетвори разностранните потребности на своите членове. Добрият мениджър трябва да  направи така , че целите на неформалните групи да не се намират в противоречие  с целите  на формалните и организацията като цяло.

Съществено място в съвременното управление има изследването на причините на всъпване в неформални групи. Хората обикновено знаят защо встъпват във формални групи- трудят се за постигане на целите, кто са си поставили и кто от своя страна са свързани с техните потребности. В същото време имат и причини да влизат в неформалните групи, кто невинаги се осъзнават от индивидите. Принадлежността към неформалните групи дава следните психологически предимства:1)Чувство на принадлежност 2)Помощ- кто хората изпитват несигурност да се обърнат към ръководителя се обръщат към колегите си 3)Защита- хората винаги са чувствали, че тяхната сила е в обединяването и осъзнаването на потребността от защита е важна причина за встъпването на хората ва една или друга група. Например да се прикриват при закъснения или да протестират против вредните условия на труд 4)Общуване- хората обикновено искат да знаят какво става около тях, особено ако това пряко ги засяга. В много формални организации системата за вътрешни контакти е слаба или пък мениджърите умишлено крие от своите подчинени определена информация.  

3. Етапи в развитието на групите

Процесът, свързан с етапите на развитието на групите, разработен от Ив. Иванов има следния вид: 

А. Планиране – това е етап, в които се обосновава необходимостта от изграждане на група, определя се броя на членовете, предвижда се пространственото дислоциране.

Б. Ориентиране – уточнява се кои са членовете нa групата, кои е  ръководителят, какво трябва да върши групата, какво е необходимо, за да го върши.

В. Разрешаване на вътрешните проблеми – на този етап  е възможна поява на противоречия, дори конфликти между членовете на групата. Уточнява се кой  какво ще прави, как ще го прави и т.н. регламентират се базисните правила и норми на поведение. Определят се ролите и очакванията.

Г. Растеж и продуктивност – в този етап групата достига своята зрялост. Членовете насочват изцяло своите усилия към постигане на целите. В резултат на  това се повишава сътрудничеството и сплотеността на групата. Това от своя страна повишава неината ефективност.

Д. Оценка на резултатите – Измерване на фактически достигнатото състояние. Сравняване на фактическото състояние с установените норми. Определяне на настъпилите отклонения. Анализ и оценка на факторите, които са довели до тези отклонения. Налагане на санкции или стимулиране на определено поведение, съдействало за постигнатите резултати.

Е. Усъвършенстване (разпадане) - етапът се осъществява върху основата на предходния етап. В зависимост от резултатите или бъдещите цели групата е възможно както да  се развива и усъвършенства, така също и да се разпадне.

Според класификацията, предложена от Б. Тъкман, групите преминават през следните етапи:

1)Формиране- при първоначалната среща на групата те се опитват да си създадат реална представа за тава какво представлява всеки един от тях, да определят ролите, кто ще изпълняват и нормите на поведение. На този етап вниманието се насочва и към определяне на йерархията на групата, правата, задълженията и отговорностите, стила на ръководство и др.

2) Форсиране - изказване на мнения, предложения и идеи за по-нататъшната работа.Възникват конфликти и трябва да е функционален

3) Нормиране - груповите норми са възприети и споделяни убеждения, регламентиращи поведението на членовете на групата. Те се утвърждават в процеса на преодоляване на неразбирателството и враждебноста м/у членовете на групата

От тях зависи изцяло поведението на членовете на групата

4) Изпълнение - кто групата е успяла да премине успешно през първите три етапа от своето развитие, т.е тя е изградила оптимална за нея структура и може да работи в екип.  

На този етап нейните членове вече са в състояние да насочат своите усилия към постигане на общата цел

4. Групови норми

Груповите норми представляват очаквани начини  на поведение и убеждения, утвърдени формално (неформално) в групата. Тяхната цел е насочване на поведението и улесняване  на взаимоотношенията  чрез определяне на очакваните или приемливи реакции в определени ситуации. Груповите норми могат да бъдат :

А. Норми, свързани с работата – те се определят  от самите членове и могат да определят начина  и темпа на извършване на  работа, пунктоалността  на членовете на групата или организационната единица като цяло, ръководството, контрола и т.н.

Б. Норми, свързани с поведението – определят правилата на поведението на личността. Те са свързани с особеностите на облеклото, начина на обръщение между членовте на групата, степента на формалност (неформалност) и т.н.

5. Роли на членовете на групата 

Ролята отразява позицията на личността в социалната система. Тя дава определени права,  власт и отговорности. Дадена личност изпълнява едновременно множество роли– на и извън работното си място. Всяка от ролите изисква различен тип поведение.

Груповата роля може да бъде определена като „съвкупност от поведения, които се очакват от личността в процеса на съвместната и дейност с другите”. Теориите за организационните  роли са базирани на понятията: „ролеви епизод” (моментна снимка на одношенията между две лица), „ролева нееднозначност”(индивидът не е наясно с очакванията, предявявани към неговата роля), „ролево претоварване”(очакванията на ролевите предаватели сумарно надхвърлят реалните възможности на приемника), „ролева несъвместимост” (очакванията, предявявани към индивида , са несъвместими с неговите представи, вярвания и убеждения), „ролеви конфликт”.

6. Работа в екип 

Работата в екип е елемент на груповото трудово поведение.

Екипът представлява специфична група от хора, които се трудят съвместно върху проект или задача, която ефектност се обуслява от хармоничните вътрешни взаимодействия.

Хората се вклучват в работни екипи, защото  вярват, че в тях  биха могли да реализират своя потенциал. Работнията екип гарантира висока продуктивност на  груповата работа.

Върху дейността на работнията екип оказват влияние различни фактори: 
1) Фактори свързани със задачата

- ясна цел, указания, планове, свързани със задачата

- подходяща техническо ръководство и лидерство

- автономност и професионално предизвикателство

-опитен и квалифициран състав на екипа

2) Фактори, свързани с организацията

- стабилност но О. И сигурност на работното място

- ангажирано и подкрепящо ръководство

- ясно определени цели и приоритети

3) Фактори, свързани с хората

- лична удовлетвореност от работата

- взаимно доверие и чувство на принадлежност към екипа

7. Ефективност на групите 

Ефективността на групата може да  бъде измерена чрез производителността, която постига и чрез удовлетворение от труда на нейните членове. 

Според Д. Панайотов съществуват „базисни правила, мотивиращи ефективната съвместна дейност”:

• Хората винаги ще се чувстват удовлетворени от това, което върщат, ако постоянно „усещат” своята компетентност в процеса на дейността.
• Всеки иска да се осъществи професионално и затова проявите на неговата ефективност трябва да се оценяват персонално, а не „разлято” в групата, за да се стимулира чувството за собствена  значимост.
• Всеки се стреми към успех, които в условията на груповата дейност означава реализиране на обща цел  и затова е необходимо тя да бъде бредварително формирана със съвместни усилия.
• Ако постигането на по-добри резултати се съпътства с по-големи натоварвания, е необходимо това да съответства на удовлетворението на човешките потребности  на по-високо равнище.
• Този, койо се стреми към успех, освен от признание се нуждае и от по-голямо свободно пространство, и условия  за инициативност, самоконтрол и лична отговорност.
• Необходимо е всеки да притежава собствена позиция по проблемите, които се  решават, но заедно с това да има и готовност да отиде на компромис, да я промени в полза на партъора си, ако другата  води  до успехи на всички.
• Ефективността на съвместната дейност означава и максимално използване  на силните страни на участниците в нея при неутрализиране на негативните, ненадеждните им качества.
• Взаимодействието на партнъорите е абсолютно необходимо да се извършва на основата на взаимно разбиране, на своевременно получаване и обмен на информация при отчитане на общите правила  на „играта” в организацията.

Ефективността  на групите показва не само равнището на производителността и социалните контакти (удовлетворението) в тях. Тя оказва  влияниеи върху крайните резултати на организацията като цяло.